1 合同管理軟件開發(fā)

1.1 模塊功能說明

合同管理模塊為東莞地鐵公司R2線提供工程建設(shè)項目中所有合同的編制、修改、審批、變更管理等，包括合同范本管理、招標(biāo)管理、合同編制、合同審批、正式合同文件產(chǎn)生及歸檔、合同變更、合同結(jié)算、合同支付、合同終止、實際進(jìn)度記錄、預(yù)警等功能。合同管理支持多種格式的合同及合同補(bǔ)充協(xié)議和附件的導(dǎo)入，并采取嚴(yán)格的權(quán)限及保密機(jī)制對相關(guān)文件進(jìn)行保護(hù)。對合同實施全過程進(jìn)行跟蹤管理，按統(tǒng)一的合同編號規(guī)則自動生成合同編號，同時包括相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議及附件的管理。
合同管理作為項目管理的起點，它控制并制約著計劃管理、成本管理、質(zhì)量管理等，是項目建設(shè)的關(guān)鍵和保障企業(yè)利益的重要環(huán)節(jié)，對合同進(jìn)行科學(xué)的管理可以維護(hù)項目發(fā)包方和承包方各自的權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)和社會效益，提高管理水平。
通過合同管理模塊的實施規(guī)范企業(yè)合同簽訂行為，減少合同糾紛損失。建立規(guī)范化的合同管理體系。合同管理以合同起草為起點，實現(xiàn)了合同的評審、合同的訂立、合同的履約、合同的變更、合同的索賠、法律糾紛、合同清欠等對合同全生命周期的管理。合同結(jié)束后，以合同檔案的形式歸檔到系統(tǒng)中。

圖片 1 合同管理模塊功能地圖

1.1.1 合同計劃

Ø 合同計劃模板管理
合同計劃模板管理，包括計劃編號、計劃名稱、授予方式、授權(quán)范圍、招標(biāo)文件提交時間、發(fā)布公告時間、開標(biāo)時間、簽定合同時間、招標(biāo)文件提交總部時間、經(jīng)辦人、主辦單位、主辦部門、授權(quán)內(nèi)容、預(yù)計合同總金額、計劃簽訂合同時間、擬簽訂合同數(shù)、擬簽訂合同名稱等基本信息。用戶可以基于合同計劃模板庫快速生成新合同。合同模板還可以按合同類型來進(jìn)行區(qū)分，模板可顯示的合同內(nèi)容根據(jù)合同類型不同而不同。
Ø 合同業(yè)務(wù)流程管理
合同管理模塊支撐新建、審核、匯總和維護(hù)合同計劃等多個業(yè)務(wù)流程。當(dāng)實現(xiàn)計劃執(zhí)行滯后，系統(tǒng)提供預(yù)警功能，通過郵件或其它形式知會經(jīng)辦人。在合同業(yè)務(wù)流程管理中，系統(tǒng)還提供自動跟蹤合同計劃流程審批過程功能。
Ø 合同狀態(tài)控制
合同計劃的狀態(tài)分為編制、審核、匯總、審批、發(fā)布、取消。根據(jù)合同計劃業(yè)務(wù)規(guī)范設(shè)置各狀態(tài)下的業(yè)務(wù)規(guī)則。對于合同計劃發(fā)布后，對合同計劃進(jìn)行的修改，將保留歷史記錄，歷史記錄體現(xiàn)的是業(yè)務(wù)主辦部門對修改所作的修改，其它在審核、審批環(huán)節(jié)所作的修改不保留歷史信息；歷史記錄的查看就是依據(jù)合同計劃查看業(yè)務(wù)部門的修改記錄。
Ø 合同計劃管理
可以靈活導(dǎo)入、導(dǎo)出、新增合同計劃。當(dāng)合同計劃管理過程中涉及到的所有資料自動歸檔。

1.1.2 招標(biāo)管理

為了充分的利用市場和社會資源，引進(jìn)競爭機(jī)制，降低建設(shè)成本，保證供應(yīng)商和分包商的質(zhì)量，施工總承包企業(yè)在項目管理過程中正在逐步的實行和加深招標(biāo)管理。加強(qiáng)對工程分包、勞務(wù)分包和材料及設(shè)備的采購管理。是企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的重要環(huán)節(jié)。
依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定的招投標(biāo)過程，對整個招標(biāo)過程進(jìn)行管理。建立供應(yīng)商和分包商的準(zhǔn)入制，建立評價與考核體系。建立材料信息庫形成內(nèi)部指導(dǎo)價以便詢價比價。規(guī)范招標(biāo)過程流程建立審核體系和招標(biāo)過程備案制，避免圍標(biāo)和不正當(dāng)行為。系統(tǒng)與項目管理其他模塊，例如合同、物資、設(shè)備等模塊數(shù)據(jù)共享互聯(lián)。提供企業(yè)網(wǎng)上評標(biāo)的平臺，可與投標(biāo)方及評標(biāo)專家三方協(xié)同工作。招標(biāo)完成后，數(shù)據(jù)歸檔，形成企業(yè)知識積累，便于管理的查詢調(diào)用。及以后招投標(biāo)的參考依據(jù)。

圖片 2 招標(biāo)管理功能地圖

1.1.3 合同范本

合同管理的合同東西支撐招標(biāo)文件范本和合同范本的編制、修訂、歸檔流程，并對流程跟蹤。
合同東西支持對各類招標(biāo)文件范本和合同范本的定制，范本與項目、合同類型相關(guān)聯(lián)，讓業(yè)務(wù)人員在新擬合同時可以直接通過合同類型選擇合同范本，并對其正文進(jìn)行編輯，減少業(yè)務(wù)人員的工作量。
合同范本狀態(tài)控制：招標(biāo)文件范本和合同范本新增或修訂中時，其狀態(tài)為編制；當(dāng)招標(biāo)文件范本和合同范本提交時，其狀態(tài)為審批中；在審批中的招標(biāo)文件范本和合同范本除審批人可以修改外其他任何人不能進(jìn)行修改；招標(biāo)文件范本和合同范本審批后，其狀態(tài)為審批，在招標(biāo)管理和合同管理中可以引用招標(biāo)文件范本和合同范本；當(dāng)狀態(tài)為審批時，可以打開進(jìn)行修改，一旦發(fā)生修改，其狀態(tài)變?yōu)?ldquo;編制“狀態(tài)；對已啟用的范本進(jìn)行修改，基本信息保存后在對照表中可以添加對照項，可以增加新舊版本范本內(nèi)容的比較信息。
合同范本支持通過審批的招標(biāo)文件范本和合同范本，能自動歸檔到文檔中心。并提供廢止功能，只有經(jīng)辦人有權(quán)限對招標(biāo)文件范本和合同范本進(jìn)行廢止。

1.1.4 合同編制

Ø 合同類別設(shè)置
合同類型采用樹形結(jié)構(gòu)分項目、分層定義合同類型，并按照合同類型予以授權(quán)，便于對眾多的項目合同進(jìn)行分類、分權(quán)限管理和檢索?？梢詫贤诸愡M(jìn)行新建、編輯、刪除。合同分類可以得科學(xué)的對合同文檔進(jìn)行歸檔和劃分。全員類別設(shè)置內(nèi)容包括合同類別名稱、起草人、默認(rèn)審批流程（工作流引擎）、默認(rèn)附件權(quán)限設(shè)置等內(nèi)容。
Ø 工作流設(shè)置
合同編制利用工作流引擎對合同編制及合同編制審批的流程進(jìn)行定義，可對每個合同分類預(yù)置審批流程，用戶起草合同后可以按預(yù)置的工作流進(jìn)行相應(yīng)合同類型的流程流轉(zhuǎn)。
Ø 合同編制
當(dāng)用戶在編制合同時，用戶可以根據(jù)權(quán)限創(chuàng)建合同文檔，擬定各類合同，根據(jù)不同的合同類型來填寫合同簡要信息和相關(guān)文檔。簡要信息包括：合同類型、合同編號（自動根據(jù)編碼規(guī)則生成或者用戶手工錄入）、對應(yīng)的概算編號（系統(tǒng)根據(jù)編碼規(guī)則生成或用戶手工錄入）、承辦人及部門、相關(guān)項目、甲方乙方，合同定稿時間，合同簽訂時間，合同總金額，付款期數(shù)、時間、條件、金額等。同時在合同的編制過程中，建立合同與概算信息的關(guān)聯(lián)關(guān)系，以確保合同金額能控制在概算范圍內(nèi)。
合同編制還支持對合同編制中各個狀態(tài)的管理和控制。例如：
1)        在合同編制申請期間，可以直接對合同進(jìn)行修改、刪除，在編制時，自動產(chǎn)生合同編號；
2)        在合同編制審核期間，合同業(yè)務(wù)主辦針對合同清單中與概算代碼、開支類型進(jìn)行審核，合同審核后，才能提交合同進(jìn)行審批；
3)        在合同審批期間，合同自提交審批后到審批結(jié)束前，其狀態(tài)為審批中，在合同處于審批中，只有處于審批環(huán)節(jié)中的人員可以進(jìn)行修改，其它人員不可進(jìn)行修改；
4)        在合同審批結(jié)束后，其狀態(tài)為審批，在審批階段中，除編制人可以調(diào)整結(jié)構(gòu)化信息外，其它任何人不可對合同進(jìn)行修改；
5)        在合同啟用后：針對審批后的合同，在合同書面資料加蓋合同章以后，合同狀態(tài)為啟用，在啟用階段，才能為合同管理系統(tǒng)中其它模塊使用。
在合同編制中，還支持合使用多幣種，系統(tǒng)會自動按自定義的匯率對本位幣的對換處理。
在無合同的情況下，合同編制還支持虛擬合同的生成處理。在合同編制的過程中，系統(tǒng)提供合同編制資料的自動歸檔功能。
Ø 合同查詢
系統(tǒng)支持采用關(guān)鍵字進(jìn)行搜索；支持按合同主題、合同類別、起草人、承辦人等組合條件的高級搜索。
Ø 合同資金管理
實現(xiàn)對單一資金/多種資金來源合同的信息管理，能夠把合同按照在不同線路建設(shè)項目中的預(yù)算分布，進(jìn)行自動拆分和合并管理。
實現(xiàn)合同中資產(chǎn)目錄的維護(hù)，將合同開項信息與資產(chǎn)目錄對應(yīng)。

1.1.5 合同變更

合同變更記錄合同執(zhí)行過程中所有與合同有關(guān)的事務(wù)發(fā)生情況（內(nèi)容、金額等），如果在主合同的執(zhí)行過程中合同的單項發(fā)生了數(shù)量，金額上的改變或是合同單項的新增，用戶都必須通過系統(tǒng)的合同變更模塊來進(jìn)行調(diào)整。
合同變更的合同記錄必須要經(jīng)過核準(zhǔn)后才真正生效啟用，也就是說，合同變更記錄只有核準(zhǔn)了，才能在體現(xiàn)到原合同中去。同時，合同變更記錄一旦被核準(zhǔn)后就不能直接編輯、刪除，用戶如需要刪除該記錄，首先要將該記錄取消核準(zhǔn)。也就是說：未提交審批前，該變更記錄處于可編輯狀態(tài)；未提交審批前，該變更記錄處于可刪除狀態(tài)。主要功能包括：
Ø 合同變更申請
管理合同變更申請表，包括合同編號工程項目名稱、變更、編號變更名稱、變更對象類型、變更金額、變更原因、變更內(nèi)容等信息。變更內(nèi)容可以通過接口從外圍系統(tǒng)進(jìn)導(dǎo)入。
當(dāng)完成合同變更申請后，需要對合同變更進(jìn)行審批，合同變更審批工作流將會啟動。合同變更審批工作流包括：合同變更審批、合同補(bǔ)充協(xié)議報批、合同補(bǔ)充協(xié)議審批流程，自動實現(xiàn)各審批流程中的授權(quán)判斷。
Ø 合同變更管理
合同變更管理實現(xiàn)合同清單信息、合同變更清單與概算代碼關(guān)聯(lián)，當(dāng)合同變更申請被審批后，系統(tǒng)將用變更信息直接更新合同對應(yīng)的概算信息。同時當(dāng)合同進(jìn)行變更時，系統(tǒng)還會同時展現(xiàn)相關(guān)聯(lián)的變更信息，便于決策者作出正確判斷。合同變更管理實現(xiàn)了設(shè)計變更、概算變更與合同變更的關(guān)聯(lián)，可根據(jù)工程清單自動計算變更的總額。
合同變更還能實現(xiàn)對實現(xiàn)對單一資金/多種資金來源合同的變更管理，能夠把合同按照在不同線路建設(shè)項目中的預(yù)算分布，將變更金額進(jìn)行自動拆分和合并管理。
Ø 合同變更查詢與歸檔
在合同變更過程中涉及到的所有資料系統(tǒng)都將會進(jìn)行自動歸檔，以便于日后跟蹤查詢。系統(tǒng)提供按合同編號、合同名稱、合同類別等多個維度對合同變更情況進(jìn)行查詢。

1.1.6 合同支付

合同支持模塊提供對合同支持流程的管理，完成工程建設(shè)項目上涉及到的各類合同的申請支付活動，包括：預(yù)付到貨付款、計量支持、質(zhì)保款支持等。系統(tǒng)按各類合同制定了審批工作流，系統(tǒng)自動按已制定的審批工作流對合同支持進(jìn)行審批和授權(quán)判斷。同時合同支持還提了接口與ERP財務(wù)應(yīng)付模塊進(jìn)行接口，將支付數(shù)據(jù)傳至ERP財務(wù)應(yīng)付模塊，產(chǎn)生財務(wù)應(yīng)付數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。主要包括：
Ø 工作流設(shè)置
工作流設(shè)置完成按合同類型定制審批工作流，實現(xiàn)對預(yù)付款、到貨付款、計量支付、質(zhì)保款支付的工作流審批。
Ø 合同支付申請
任何合同的支持都必須先申請合同支付。在支付申請時，系統(tǒng)會按照付款類型自動體現(xiàn)歷史支付信息，包括：基于開項累計、基于季度累計、基于年度累計，以供申請人參考。
當(dāng)合同支付申請創(chuàng)建后，需要對申請進(jìn)行審批，在申請審批時，系統(tǒng)將會自動關(guān)聯(lián)完工信息、到貨信息、合同條款，輔助用戶判斷是否滿足合同支付條件。
Ø 合同支付管理
合同支付管理管理所有類型的合同支付單據(jù)。他建立了進(jìn)度管理、到貨管理與合同支付的關(guān)聯(lián)關(guān)系。
當(dāng)合同支付單據(jù)創(chuàng)建后，合同支付審批工作流將會啟動，完成支付審批。當(dāng)合同支付審批時，系統(tǒng)將會自動關(guān)聯(lián)完工信息、到貨信息、合同條款，輔助用戶判斷是否滿足合同支付條件，以供審批人參考。
在合同支付時，實現(xiàn)對單一資金/多種資金來源合同的支付管理。當(dāng)合同支付未審批前，用戶可手工對合同支付明細(xì)時行添加和扣減條目，同時用戶可根據(jù)合同編制時的資金來源來進(jìn)行調(diào)整后支持。
合同支付管理提供了合同發(fā)票和實際支付信息的錄入和核對功能，支持支付和發(fā)票一對多或多對多的對應(yīng)關(guān)系，并根據(jù)政府財政支付科目產(chǎn)生合同支付財務(wù)信息，與ERP應(yīng)付模塊進(jìn)行接口。
Ø 合同支持歸檔與查詢
在合同支付過程中，將會記錄所有涉及資料，并進(jìn)行自動歸檔。
可按合同類型、合同金額、工程金額等多維度生成統(tǒng)計圖表功能，直接展現(xiàn)合同的支付情況。合同的支付情況展現(xiàn)，可以根據(jù)東莞地鐵的實際調(diào)研情況進(jìn)行客戶化開發(fā)。

1.1.7 合同結(jié)算

合同結(jié)算分為支出合同結(jié)算和收入合同結(jié)算兩大部分，他們所分管的業(yè)務(wù)不同。
支付合同結(jié)算：指在一個計量期結(jié)束后，要進(jìn)行一次結(jié)算，將已完成的工程款項結(jié)算給乙方，這部分款項主要是由用戶自定義的付款款項組成。在合同管理系統(tǒng)中，“合同結(jié)算”定義合同款項結(jié)算的具體日期和結(jié)算金額，結(jié)算金額的匯總不能大于合同金額；合同結(jié)算金額累計<=合同金額。
收入合同結(jié)算：收入合同的結(jié)算對象主要是各類承包合同，企業(yè)按照承包合同和已完工程量向建設(shè)單位（業(yè)主）辦理工程價清算的經(jīng)濟(jì)文件。結(jié)算的依據(jù)是施工單位與建設(shè)單位之間簽訂的合同(含補(bǔ)充協(xié)議）。
主要功能包括：
Ø 合同結(jié)算信息維護(hù)
管理合同結(jié)算狀態(tài)及各狀態(tài)下合同結(jié)算信息的維護(hù)，包括：編輯、審批中、已審批（適用于需外審的合同結(jié)算完成內(nèi)部審批時）、已審定（適用于無需外審的合同結(jié)算完成內(nèi)部審批，及需外審的合同結(jié)算的外審結(jié)果填寫完畢并審批結(jié)束）。
Ø 合同結(jié)算審批
當(dāng)完成合同結(jié)算信息維護(hù)后，合同結(jié)算審批工作流將會啟動，系統(tǒng)會自動關(guān)聯(lián)合同基本信息、合同變更情況、合同支付情況，為審批者決策提供參考。在完成全員結(jié)算的過程中，系統(tǒng)將記錄所有流程管理，以實現(xiàn)日后的流程跟蹤。
Ø 合同結(jié)算反饋
對于結(jié)算書后審定的金額需要反饋到系統(tǒng)中與系統(tǒng)中的合同信息對比，產(chǎn)生差異的需要按照合同開項反饋到合同信息中，形成合同的變更信息。合同結(jié)算過程中涉及資料的自動歸檔到公司檔案系統(tǒng)中。

1.1.8 合同終止

合同終止包括對正常合同的終止和對異常合同的終止。對任何合同的終止都必須先提次合同終止申請，只有申請通過的合同才能執(zhí)行合同終止操作。對任何類型的終止，系統(tǒng)都會配有工作流，由工作流來啟動合同終止審批，完成審批工作。系統(tǒng)會自動對合同終止的過程中所涉及到的資料進(jìn)行歸檔，完成日后對合同終止的跟蹤與查詢。
Ø 合同終止申請
合同終止申請表單包含合同編號、經(jīng)辦人、主辦部門、終止類型、終止原因等信息
Ø 合同終止審批
合同終止申請及審批時，自動關(guān)聯(lián)合同相關(guān)信息，輔助客戶判斷是否符合終止條件。在審核流程中，系統(tǒng)將不允許補(bǔ)充協(xié)議單獨辦理合同終止。
Ø 資料歸檔
對合同終止過程中涉及資料系統(tǒng)實現(xiàn)自動歸檔，使于日后跟蹤合同終止申請流程。

1.1.9 合同臺賬信息

建立了完善的合同臺賬功能，匯總了所有該合同下的信息，包括合同變更、合同支付、合同到貨、合同結(jié)算等所有信息，可按需求實現(xiàn)多維度關(guān)鍵字聯(lián)合查詢出確定的合同信息。實現(xiàn)了多維度查詢合同關(guān)鍵信息，能方便快捷地查看到合同的計劃、執(zhí)行、以及資金的情況。系統(tǒng)還提供了合同數(shù)據(jù)溯查詢，獲取相應(yīng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，如合同基本信息、合同變更信息、合同支付信息、合同結(jié)算信息、合同終止信息等。

1.1.10 供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理提供對供應(yīng)商的統(tǒng)一管理與維護(hù)，提供供應(yīng)商的新增、修改、查詢等功能。供應(yīng)商編碼可以按東莞地鐵實際情況來進(jìn)行規(guī)則定義，在創(chuàng)建新供應(yīng)商時系統(tǒng)自動生成，也可以提供手工錄入供應(yīng)商編碼功能。供應(yīng)商編碼一但生成，將會貫穿整個供應(yīng)商處理周期。
供應(yīng)商管理提供了接口功能，可以通過接口將外圍系統(tǒng)供應(yīng)商信息按供應(yīng)商信息格式經(jīng)系統(tǒng)處理過生成系統(tǒng)供應(yīng)商信息。也可以有與ERP 應(yīng)付模塊供應(yīng)商信息實現(xiàn)信息共享。

1.2 業(yè)務(wù)流程

圖片 3 合同管理實現(xiàn)流程

圖片 4 合同輸入流程

2 設(shè)備到貨管理功能實施建議方案

在中，物資往往占到整個工程施工成本構(gòu)成中非常大的份額，因此在工程材料轉(zhuǎn)化到工程施工到轉(zhuǎn)為資產(chǎn)整個過程中，保證各種物資的性價比達(dá)到最優(yōu)化是控制生產(chǎn)成本的重要目標(biāo)，保證各種物資及時準(zhǔn)確的到達(dá)生產(chǎn)一線是保證施工進(jìn)度的重要環(huán)節(jié)，保證物資質(zhì)量是保證終產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵因素。設(shè)備到貨模塊涵蓋了從需求計劃的提出、采購、入庫、出庫到預(yù)轉(zhuǎn)資全過程的現(xiàn)場管理。在管理的過程中，系統(tǒng)自動生成物資的各種報表，與成本進(jìn)行無縫對接形成實際成本的歸集，并提供接口與ERP財務(wù)模塊進(jìn)行無縫集成。主要模塊包括：
1)        物資管理的基礎(chǔ)工作：主要包括合格供應(yīng)商庫、具有統(tǒng)一編碼的物資庫、物資價格庫
2)        物資計劃管理：施工用料計劃、月度物資需求計劃
3)        物資采購管理：月度采購計劃、采購實施
4)        物資現(xiàn)場管理：主要包括：入庫、出庫、調(diào)撥、退庫、退供、盤盈、盤虧、檢驗等管理環(huán)節(jié)
5)        統(tǒng)計分析：系統(tǒng)提供多維度數(shù)據(jù)分析與挖掘。從供應(yīng)商的維度、從施工部位、從材料類別、從合同維度、從組織架構(gòu)維度等等多維度形成分析報表。
6)        預(yù)轉(zhuǎn)資管理：完成資產(chǎn)目錄管理、設(shè)備轉(zhuǎn)移管理、與ERP接口管理。

2.1 設(shè)備到貨功能架構(gòu)

設(shè)備到貨模塊功能架構(gòu)